Hvordan sender jeg bilag til PowerOffice?

Når en PowerOffice-mangel er koblet til en BilagPilot-kunde, kan du velge en opplastet fil fra samme kunde og sende den videre.

Den vanlige PowerOffice-synken oppretter voucher-dokumentasjonsmangler. For disse er PDF den praktiske støttede filtypen. Direkte dokumentasjon krever at bilaget ble importert av samme integrasjon; en eksisterende PDF kan bli erstattet.

Ved klientens bilagsmottakadresse kan du slå på automatisk fallback. Den er av som standard. Når PowerOffice bekrefter at originalbilaget ikke støtter direkte vedlegg, kan filen sendes som PDF til mottaket. Historikken viser mottaksadresse og at manuell kobling kreves.

Fallback brukes ikke ved manglende innlogging, serverfeil eller ukjent svar. Hvis en sending kan ha blitt mottatt, må resultatet avklares før et nytt forsøk. En registrert mottakssending betyr ikke at vedlegget er koblet til originalbilaget.

For løse filer tilbyr dagens PowerOffice-kontering ubokført eller bokført levering, med nødvendige rettigheter. Kun dokument er ikke tilgjengelig der. Skal filen bare til mottaket, last den ned og lever den manuelt etter byråets rutine.

Filer på punkter som er opprettet fra PowerOffice-funn, kan få automatisk dokumentlevering etter godkjenning. En løs fil skal ikke regnes som levert bare fordi den er godkjent.

Denne mangelsendingen leverer dokumentasjon til PowerOffice. Den separate konteringsflyten kan opprette et utkast eller en uttrykkelig valgt bokført levering når nødvendige rettigheter og sperrer er oppfylt.

Sjekk ved sending til en PowerOffice-mangel

• PowerOffice-klienten er koblet til riktig BilagPilot-kunde.
• Filen hører til samme kunde som mangelen.
• Filen er kontrollert og vises under Innsendinger → Klare til levering.
• Voucher-dokumentasjon sendes som PDF.
• Journalbilagssider støtter JPG/JPEG, men disse oppstår normalt ikke fra vanlig PowerOffice-synk.
• Dokumentet er ikke allerede sendt til samme PowerOffice-mål.

Følg levering fra en integrasjonsmangel

• Åpne Innsendinger og finn filen for kunden og bilagspunktet som er koblet til PowerOffice-funnet.
• Kontroller dokumentet og koblingen før du godkjenner. En fil på et integrasjonsopprettet punkt kan få automatisk dokumentlevering etter godkjenning.
• Les Levering-panelet og historikken. Vent når levering pågår; en godkjent fil er ikke en bekreftelse på at dokumentet er mottatt.
• Ved feil, rett årsaken som vises. Bruk den tilgjengelige handlingen i Innsendinger, eller Last ned og fullfør etter at en pågående eller usikker sending er avklart i PowerOffice.
• Et levert dokument må fortsatt kontrolleres på riktig mål i regnskapssystemet. Innsendinger viser om vedlegget også er bekreftet på originalposten, eller bare mottatt.

Konfigurer PowerOffice bilagsmottak

• En administrator åpner Innstillinger → Integrasjoner og finner PowerOffice-klienten som er koblet til riktig BilagPilot-kunde.
• Legg inn klientens adresse som slutter på @faktura.poweroffice.net, og velg Lagre.
• Kontroller at nøyaktig én tilgjengelig PowerOffice-klient er valgt for synk og koblet til riktig BilagPilot-kunde.

Når en løs fil skal leveres manuelt

• Åpne Innsendinger → Klare til levering og kontroller kunden og dokumentet.
• Bruk Last ned og fullfør hvis dokumentet skal leveres gjennom byråets egen arbeidsflyt. Sørg for at filen faktisk sendes til riktig PowerOffice-klient etterpå. Nedlastingen alene sender ingen e-post til PowerOffice.
• Trenger du bare en kopi uten å fullføre arbeidet, velg Last ned uten å fullføre.
• Ikke fullfør manuelt mens en automatisk levering pågår. Avklar et usikkert resultat i PowerOffice før du sender en ny kopi.

Status for fallback via e-post

• Sendt betyr at e-posten er godtatt for utsending. Levert betyr at e-postserveren hos PowerOffice har tatt imot den.
• Levering forsinket betyr at leveringen fortsatt behandles. Vent på ny status i stedet for å sende på nytt.
• Ved status «Feilet» eller «Avvist» kan du rette problemet og prøve igjen.
• Hvis leveringen er markert for manuell kontroll, er utfallet uklart. Kontroller bilagsmottaket før du gjør noe mer.
• Kontroller tolkningen av PDF-en og bokføringsstatusen i PowerOffice etter levering.

Etter sending

• Kontroller dokumentasjonen i PowerOffice hvis du er usikker på om riktig voucher ble truffet.
• Hvis filen ikke er PDF for voucher-dokumentasjon, last den ned fra BilagPilot og håndter den manuelt.
• Hvis sendingen feiler etter at PowerOffice tok imot filen, kontroller dokumentet før du prøver igjen.